המעסיק מדווח למוסד לביטוח לאומי בקובץ המתאים על השינוי התעסוקתי של העובד (עדיף לאחר שהעובד הפסיק לעבוד/חזר לעבוד בפועל, כדי למנוע טעויות). הדיווח של המעסיק מתעדכן באתר האישי של העובד, כך שהעובד יכול לראות את העדכון.

באחריות העובד לוודא שהמעמד התעסוקתי שלו מעודכן באתר לשכת התעסוקה ובאתר הביטוח הלאומי.

לעניין תיקוני טעויות יש הבהרות במאמר נפרד.

מובטל שמקבל דמי אבטלה או מענק הסתגלות מיוחד יכול לדווח על כל שינוי במצבו התעסוקתי בטופס דיגיטלי משוכלל באתר הביטוח הלאומי, לפי גיל: עד גיל 67 ומגיל 67 ומעלה. יש פיצול באתר הביטוח הלאומי בין הדיווחים המקוונים.

הדיווח למוסד לביטוח לאומי נעשה לפי התאריכים הבאים:

בהפסקת עבודה – הדיווח הוא על יום העבודה האחרון שלפני הפסקת העבודה.

בחזרה לעבודה – הדיווח הוא על יום העבודה הראשון לאחר החזרה לעבודה בפעם האחרונה.

הדיווח ללשכת התעסוקה – המובטל שמקבל דמי אבטלה חייב לעדכן את המצב התעסוקתי שלו גם בלשכת התעסוקה.

לשכת התעסוקה פרסמה כי תהליך חידוש הרישום זהה לתהליך הרישום הראשוני. הפרטים מוצגים באתר האינטרנט של לשכת התעסוקה והמובטל אמור להשלים את החסר. יש לשים לב שהמובטל מקבל מסרון או דואר אלקטרוני המאשר כי הרישום הסתיים בהצלחה.

לשכת התעסוקה פרסמה אפשרות למעסיק לדווח על עובדים שהופסקה עבודתם (ל-50 עובדים ומעלה), בתנאים המפורטים באתר לשכת התעסוקה.

הדיווח של העובד

בהפסקת העבודה לראשונה העובד מגיש את התביעה לדמי אבטלה/למענק הסתגלות מיוחד. כדי לקבל דמי אבטלה יש גם להירשם בדחיפות בלשכת התעסוקה.

האחריות לדיווח על שינוי במצבו של העובד היא על העובד, כי הוא מקבל את דמי האבטלה/מענק הסתגלות מיוחד מהביטוח הלאומי ולכן הוא חייב לוודא שהמידע בלשכת התעסוקה ובמוסד לביטוח לאומי – מעודכן.  

הטופס הדיגיטלי כולל דיווח לגבי כל מעסיק בנפרד, כדלקמן:

המערכת מבקשת לעדכן על עבודה חדשה. לאחר מכן המערכת מפרטת את המעסיקים הקיימים במערכת, כולל תאריכי הפסקת עבודה אצל כל מעסיק, סיבת הפסקת העבודה (למשל: חופשה ללא תשלום) ותאריכי חזרה לעבודה.

המובטל מתבקש לסמן את האפשרויות לגבי כל מעסיק:

• אין שינוי בנתונים
• חזרתי לעבודה
• לא חזרתי לעבודה (כולל: המשך חל"ת/פיטורין/התפטרות)
• חזרתי לעבודה אבל בהמשך פוטרתי
• יצאתי לחל"ת

המובטל מתבקש לדווח על הסטטוס העדכני לגבי כל אחד מהמעסיקים, בכמה שלבים (בכל מצב נפתח "חלון" חדש לדיווח). נניח המובטל סימן שפוטר – ייפתח "חלון" עם תאריך הפיטורין, שהוא היום האחרון שבו שולם שכר בתום ההודעה המוקדמת.

להלן ההסברים:

• המובטל מדווח שהוא ממשיך להיות בחל"ת כאשר הוא מדווח על שינוי אצל מעסיק אחר ובהזדמנות הזאת מדווח שהחל"ת שלו הוארך.
• המובטל מדווח אם חזר לעבוד וממשיך לעבוד.
• המובטל מדווח אם חזר לעבוד ובהמשך פוטר, התפטר, או יצא שוב לחל"ת.
• המובטל מדווח אם פוטר.
• המובטל מדווח אם התפטר.
• המובטל מדווח בטופס הדיגיטלי אם לא חל שינוי במצבו אצל המעסיק, בכל מקרה שהוא מעדכן מצב תעסוקתי אצל מעסיק אחד או יותר ויש מעסיק שלא חל אצלו שינוי.

דגשים בדיווח של עובד שמקבל דמי אבטלה

עובד שהופסקה עבודתו מדווח על כל שינוי במצבו התעסוקתי אצל כל מעסיק בנפרד, כדלקמן:

• מוודא שהמצב התעסוקתי מעודכן באתר הביטוח הלאומי.
• ללשכת התעסוקה, באמצעות אתר לשכת התעסוקה, בהתאם להוראות.

המוסד לביטוח לאומי מסר כי הטופס הדיגיטלי אינו תומך בשלב זה בדיווח של מובטלים שמקבלים דמי אבטלה לפי הכללים שבצו סיווג מבוטחים, אך האפשרות הזאת נמצאת בפיתוח.

חשוב להדגיש כי העובד מדווח בטופס הדיגיטלי של הביטוח הלאומי רק כשיש שינוי במצבו התעסוקתי, או כשהוא מגלה אי התאמה.

אין צורך לדווח למוסד לביטוח לאומי כל עוד לא חל שינוי, כולל על הארכת חל"ת. כשיש שינוי אצל מעסיק אחד (למשל, הפסקת עבודה בשל הסגר), העובד מתבקש לבדוק ולעדכן את המידע לגבי כל מקומות העבודה.

ככלל, בהמשך לעדכון המעמד בטופס הדיגיטלי, רצוי לשלוח לביטוח הלאומי את המסמכים המפורטים להלן:

• עובד שפוטר מצרף לדיווח הדיגיטלי את מכתב הפיטורים, שכולל גם את ההודעה המוקדמת, אם קיבל.
• עובד שיוצא לחל"ת מצרף לדיווח הדיגיטלי את מכתב המעסיק על תקופת החל"ת הצפויה, ככל שהעובד קיבל מהמעסיק את המכתב.

עובד שמוצא עבודה חדשה בזמן שהוא מקבל דמי אבטלה, מצרף לדיווח הדיגיטלי את תלושי המשכורת או מכתב, כפי שמוסבר בהמשך המאמר.

ככל שלא נפתח בטופס הדיגיטלי "חלון" להעלאת המסמכים, אפשר להעביר את המסמכים דרך האתר האישי של המובטל או באתר האינטרנט הכללי בלחיצה על העלאת מסמכים ובחירת נושא אבטלה. אפשר (אך פחות מומלץ) לשלוח אותם בפקס למחלקת אבטלה בסניף.

כל מי שאינו מדווח בטופס הדיגיטלי על השינויים במצבו התעסוקתי, מדווח למוסד לביטוח לאומי דרך האתר או בפקס, ומצרף אישורים על השינוי במצב התעסוקתי (יש יתרון בדיווח מקוון כי העדכון נעשה אוטומטית).  

הדיווח של המעסיק

המעסיק אמור לדווח למוסד לביטוח לאומי על השינויים במצבו התעסוקתי של העובד באמצעות שני קבצים עיקריים: קובץ הפסקת עבודה וקובץ סיום/ביטול חל"ת.

כשעובד מגיש תביעה לדמי אבטלה – המעסיק משדר טופס 100 וקובץ הפסקת עבודה למוסד לביטוח לאומי.

המוסד לביטוח לאומי פרסם באתר האינטרנט וברשתות החברתיות הודעה למעסיקים עם הנחיות בנוגע לדיווח על עובדים שהופסקה עבודתם.

דיווח טופס 100 באמצעות מערכות השכר – WCF

המעסיק משדר דוחות 100 ישירות מתוכנת השכר למוסד לביטוח לאומי עבור דמי אבטלה ועבור מענק הסתגלות מיוחד. טופס 100 כולל את תאריך תחילת העבודה של העובד אצל המעסיק.

כאשר הנתונים מטופס 100 לא נקלטו נכון במוסד לביטוח לאומי, שידור טופס 100 פעם נוספת אמור לבטל את הטופס הקודם.

המעסיק משדר טופס 100 בעבור עובד שמגיש תביעה לדמי אבטלה (המעסיק אינו משדר פעם נוספת טופס 100 בעבור עובד שפטור מהגשת תביעה חדשה לדמי אבטלה, כמו במקרה של עובד שהוצא לחל"ת לראשונה בחודש מרץ 2020 ואילך, קיבל דמי אבטלה, חזר לעבוד והוצא שוב לחל"ת בחודש ספטמבר 2020).

אופן הדיווח על נתונים נוספים

1. קובץ הפסקת עבודה – דיווח על תאריך הפסקת עבודה וסיבת הפסקת העבודה של כל עובד בנפרד.

המעסיק מדווח בקובץ על כל עובד שעבודתו הופסקה לראשונה וגם על עובד שהיה בחל"ת, חזר לעבוד והופסקה עבודתו פעם נוספת (חל"ת נוסף, פיטורים או התפטרות).

בקובץ הזה יש לרשום את התאריך של יום העבודה האחרון שלפני הפסקת העבודה ולא את היום הראשון של החל"ת (אם מועד ההוצאה לחל"ת הוא יום ראשון, יום הפסקת העבודה הוא לפי המוסכם אצל המעסיק, כלומר, בדרך כלל יום חמישי או יום שישי).

הקובץ אינו כולל את משך החל"ת הצפוי. את המידע הזה המעסיק מוסר לעובד במכתב.

סיבת הפסקת העבודה יכולה להיות: יציאה לחל"ת ביוזמת המעסיק בשל משבר הקורונה או ביוזמת העובד, פיטורים, התפטרות, פרישה לפנסיה וכדומה.

2. קובץ ביטול/סיום חל"ת – דיווח על עובדים שחזרו לעבודה ודווח קודם לכן שיצאו לחל"ת בעקבות משבר הקורונה.

בקובץ הזה יש לרשום את היום הראשון שבו חזר העובד לעבודה (תאריך תחילת העבודה האחרון) ולא

את תאריך סיום החל"ת.

קובץ זה מופץ לתחום האבטלה לצורך ביטול התביעה לדמי אבטלה או הפסקת התשלום של דמי האבטלה.

הדרכים לדווח על הקבצים 1 עד 2 לעיל

• דיווח באמצעות לשכות שכר/מעסיקים מקושרים למערכת "קשרים עסקיים"-B2Bוכן באמצעות כספות.
• דיווח כל קובץ לעיל באמצעות "אתר התשלומים" ע"י מעסיק – (אתר התשלומים/מעסיקים/שידור נתוני אבטלה וחל"ת בחירום). יש צורך בהזדהות באמצעות מזהה פנקס (במערכת ייצוג לקוחות ניתן לאחזר את המזהים עבור המעסיקים).
• דיווח מרוכז של כל קובץ לעיל בנפרד באמצעות "מערכת ייצוג לקוחות" – (שידור קובצי אבטלה וחל"ת). הודעת עדכון מפורסמת במערכת ייצוג לקוחות. קבצים מרוכזים ניתן להכין במערכות: מיכפל, טמל-שקלולית, רווחית ועוקץ. לקבלת הסבר יש להיכנס למערכת השכר. כל בית תוכנה פרסם דברי הסבר מפורטים. אין לפנות למוסד לביטוח לאומי.